Aktenvernichtung mit documentus

Für die Vernichtung von Daten und Dokumenten in Aktenform kommen leistungsfähige Schredder zum Einsatz. Diese sind je nach Einsatzbereich in verschiedene Schutzklassen und Sicherheitsstufen unterteilt, abhängig von den zu beachtenden Vorgaben im Datenschutz.

Aktenvernichter dieser Art unterscheiden sich beispielsweise durch optisch und akustisch abgedichtete Schleusen oder elektronisch abgesicherte Bereiche, damit bei Befüllung, Transport und Vernichtung der Akten und Ordner nachweislich niemand auf die Inhalte der Dokumente zugreifen kann. Welcher Aktenvernichter in Ihrem konkreten Fall die richtige Wahl darstellt, klären unsere Experten und Expertinnen von documentus mit Ihnen in einem persönlichen Beratungsgespräch.

Hier ist zwischen rechtlichen Vorgaben für die Datenvernichtung und einer sinnhaften Datenvernichtung ohne rechtliche Verpflichtung zu unterscheiden. Nach rechtlichen Vorgaben sind alle sensiblen und personenbezogenen Daten nur so lange von Ihnen aufzubewahren, wie Sie für Ihre beruflichen Zwecke benötigt werden. Dies gilt neben Daten von Kunden und Kundinnen sowie Patienten und Patientinnen auch für hausinterne Daten, beispielsweise Personalinformationen.

Sofern sich keine rechtliche Pflicht für Ihre Branche zur kontrollierten Datenvernichtung ergibt, kann diese im Zuge der Digitalisierung Ihrer Bürolandschaft sinnvoll sein. Stellen Sie auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem (DMS) um, gewinnen Sie durch die Vernichtung Ihrer Akten und Ordner in Papierform mehr Platz auf Ihrem Firmengelände und schließen mögliche Risiken einer unnötig langen Aufbewahrung dieser Daten aus.

Die beste Methode zur Aktenvernichtung ergibt sich durch die jeweilige Sicherheitsstufe und Schutzklasse. So macht es bei besonders sensiblen Daten Sinn, eine direkte Zerstörung bei Ihnen vor Ort mit unseren mobilen Schreddern durchzuführen, so dass es nicht zu einem längeren Transport der sicher verwahrten Akten und Ordner kommen muss.

Aus der Sicherheitsstufe heraus ergibt sich die sogenannte Partikelgröße, die nach der Zerstörung von Akten und Dokumenten vorliegen darf. Je höher die Sicherheitsstufe, desto kleiner müssen die finalen Partikel ausfallen, um ein adäquates Maß an Datensicherheit zu gewährleisten. Gleiches gilt für die Aktenvernichtung ohne Papierform, beispielsweise auf digitalen Speichermedien. Hier beraten wir von documentus Sie gerne, welche Methode in Ihrem Fall am sinnvollsten angewendet werden sollte.

Rechtlich ergibt sich die Häufigkeit einer sinnvollen Datenvernichtung durch die Verpflichtung, bestimmte Fristen für die Aufbewahrung einzuhalten. Hierbei spielt es keine Rolle, ob die Akten in Papierform oder digitaler Form aufbewahrt sind. So sind Arbeitsanweisungen über zehn Jahre hinweg aufzubewahren, während steuerlich relevante Dokumente oder Auftragsbestätigungen über die gängige Frist von sechs Jahren aufzubewahren sind.

Fristen dieser Art können mit der gesetzlichen Notwendigkeit kollidieren, Daten so schnell wie möglich zu vernichten, wenn diese keinen betrieblichen Nutzen mehr mit sich bringen. Hier ist eine ausführliche Information im Vorfeld anzuraten, um den richtigen Mittelweg aus Aufbewahrungsfristen und maximaler Datensicherheit für nicht mehr benötigte Informationen zu finden. Unsere Experten und Expertinnen von documentus machen Sie mit den jeweils gültigen Rahmenbedingungen für einzelne Datenarten in Ihrem Branchenumfeld vertraut.

Als rechtlicher Rahmen gilt es, die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und die DIN 66399 mit einigen Zusatznormen je nach Branche zu beachten. Die DSGVO schafft hierbei den Rahmen, welche Daten überhaupt als sensibel anzusehen sind und einer besonderen Form der Datenvernichtung bedürfen. Hieraus lassen sich die Sicherheitsstufe und Schutzklasse herleiten, die beim Umgang mit den entsprechenden Daten zu beachten sind.

Die DIN 66399 schafft einen konkreten Rahmen, wie die Akten und sonstigen Datenträger DSGVO-konform und passend zur Sicherheitsstufe zu vernichten sind. Die Norm umfasst Abläufe und Technologien, die je nach Schutzbedarf zum Einsatz kommen und gewährleisten, dass über den gesamten Prozess hinweg keine personenbezogenen oder sonstigen sensiblen Daten in die falschen Hände gelangen.

Die Vernichtung von Akten und anderen Papierdokumenten mit Schreddern gehört zu den etabliertesten Formen der Datenvernichtung. Hierbei können Sie die relevanten Dokumente im Vorfeld nach individuell benötigter Sicherheitsstufe sammeln oder mit unseren Schreddern vor Ort direkt vernichten.

Durch unsere breite Auswahl an Schreddern können wir von documentus die Geräte auf Ihre vorgeschriebene Partikelgröße und den Schutzcharakter des Prozesses abstimmen. Dies gilt beispielsweise für optisch und akustisch versiegelte Schleusen zwischen Befüllung und Vernichtung der Akten, genauso wie für die Schaffung elektronisch gesicherter Bereiche. Welche Schredder-Technologie zu Ihrem Sicherheitsbedarf passt, klären wir frühzeitig mit Ihnen ab.

Das Thema Digitalisierung beeinflusst die Verwaltung und das Bürowesen zunehmend, viele Firmen stellen auf eine papierlose Büroführung um. Sensible Akten und Daten, die in digitaler Form vorliegen, machen eine Zerstörung von Festplatten und sonstigen Speichermedien nötig, die genauso den Vorschriften der DSGVO entsprechen wie die Zerstörung von Akten in Papierform.

Ein einfaches „Überschreiben“ der Datenträger reicht hierbei nicht aus. Für die verlässliche und unwiederbringliche Zerstörung der Datenträger fehlt betriebsintern meist eine entsprechende Ausstattung oder das Know-how über die einzuhaltende Sicherheitsstufe. Bevor Sie Fehler begehen und teure Bußgelder riskieren, übergeben Sie diesen Prozess einfach auch an unsere Profis von documentus.

Wir von documentus sind als Partner von WWF an einer umweltfreundlichen Vernichtung von Akten und sonstigen Papierdokumenten interessiert. Hierbei bedeutet Nachhaltigkeit für uns eine Rückführung der Ressource Papier in den Wertkreislauf, damit diese nach einem Recycling wieder für andere Zwecke genutzt werden kann. Als nachhaltig denkendes Unternehmen sollte Ihnen dies ebenfalls am Herzen liegen.

Die gesundheitlichen Informationen Ihrer Patienten und Patientinnen sollten als besonders sensible und personenbezogene Daten verstanden werden. Kommt es hier zu einem Verstoß gegen die DSGVO, muss Ihre Praxis mit hohen Bußgeldern rechnen. Wir von documentus raten deshalb wenigstens zur Sicherheitsstufe P-5, wenn Sie Daten von Patienten und Patientinnen sowie Ihres Personals in Ihrer Praxis vernichten möchten.