Welche Akten müssen vernichtet werden? Aufbewahrungsfristen und rechtssichere Entsorgung

Im Laufe des Lebens sammeln sich immer mehr Unterlagen an. Viele davon können Sie Laufe der Jahre vernichten. Andere hingegen sollten Sie ein Leben lang aufbewahren. Wir informieren Sie über die wichtigsten gesetzlichen Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen von Akten und Unterlagen.

Gerne beantworten wir Ihre Fragen zur rechtssicheren Aktenaufbewahrung und zur professionellen Aktenvernichtung auch persönlich. Unser Team von documentus erreichen Sie unter der +49 40 2530424-0.

Das Wichtigste in Kürze

• Für Buchführungsunterlagen bis 2012 gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren und für andere Dokumente bis 2016 eine Frist von 6 Jahren.
• Die Sicherheitsstufen nach DIN 66399 sorgen für eine sichere Datenträgerentsorgung.
• Elektronisch gespeicherte Steuerunterlagen müssen mit der neuen Regelung ab 1. Januar 2020 5 Jahre nach einem Systemwechsel aufbewahrt werden.

Unterlagen bis 2012 und 2016 Aufbewahrungsfristen: Diese Dokumente dürfen Sie 2023 vernichten

Für die meisten Buchführungsunterlagen gilt eine 10-jährige Frist zur Aufbewahrung. Folgende Dokumente, die aus 2012 oder älter sind, können somit 2023 entsorgt werden:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Jahresabschlüsse
• Inventare
• Lageberichte
• Eröffnungsbilanz samt erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Buchungsbelege
• Rechnungen
• Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (ATLAS), sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet haben.

Andere Dokumente können bereits nach 6 Jahren vernichtet werden. Dies betrifft folgende Papiere und Belege, wenn sie aus dem Jahr 2016 oder älter sind:

• Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
• Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die jeweilige Aufbewahrungsfrist beginnt am Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt wurde, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde, der Buchungsbeleg entstanden ist, sowie für Aufzeichnungen oder sonstige Unterlagen.

Bürokratieentlastungsgesetz III: verkürzte Aufbewahrungsfristen noch nicht relevant

Durch das Bürokratieentlastungsgesetz III (BEG III) soll die Belastung, insbesondere der mittelständischen Wirtschaft, eingedämmt werden. Leider wurde ein Großteil der Maßnahmen bisher seitens der Regierung nicht umgesetzt, weshalb es bisher wenig Sinn macht, sich darauf zu berufen.

Aktuell sind Unternehmen verpflichtet, das zuvor genutzte Datenverarbeitungssystem mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren. Mit dem Bürokratieentlastungsgesetz III soll diese Aufbewahrungsfrist auf 5 Jahre verkürzt werden, vorausgesetzt, es wird ein Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen aufbewahrt. 

Diese Änderung zielt darauf ab, die bürokratischen Anforderungen zu verringern und den Unternehmen mehr Flexibilität im Umgang mit ihren Datenverarbeitungssystemen zu ermöglichen.

EU-Datenschutzgrundverordnung seit Mai 2018 (DSGVO)

Gemäß der Einführung der DSGVO gelten bei der sicheren Entsorgung von Datenträgern, insbesondere Akten, die Sicherheitsstufen nach DIN 66399. Diese Stufen legen fest, wie klein die Datenträger zerkleinert werden müssen, damit ihre Entsorgung als rechtssicher gilt. Die Sicherheitsstufe definiert somit die maximale Größe der Partikel nach der Vernichtung, die ein Büroschredder oder Aktenvernichter erreichen muss. 

Im Falle von Akten mit personenbezogenen Daten schreibt die DSGVO vor, dass sie mindestens unter Sicherheitsstufe 3 vernichtet werden müssen. Dies betrifft beispielsweise Personaldaten oder Bewerbungsunterlagen. In einigen Fällen kann auch Sicherheitsstufe 4 erforderlich sein, zum Beispiel für Patientendaten oder Kanzleiakten. 

Im Streifenschnitt sind auf Stufe 3 maximal 2 mm Streifenbreite erlaubt. Beim Partikelschnitt dürfen die Partikel max. 4 mm breit auf max. 60 mm lang sein (entspricht 240 mm² Partikelfläche).

Aufbewahrungsfrist bei Archivierung von elektronisch gespeicherten Steuerunterlagen

Die Fristen für elektronisch gespeicherte Steuerunterlagen haben sich mit der aktuellen Regelung geändert. Grundsätzlich müssen elektronisch erhaltene oder erstellte Unterlagen für zehn Jahre unveränderbar und jederzeit lesbar revisionssicher archiviert werden. Dies gilt weiterhin.

Die wesentliche Änderung betrifft die Aufbewahrungsfrist bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung. Früher galt hier eine längere Aufbewahrungsfrist. Jetzt genügt es, wenn ein Datenträger mit den gespeicherten Steuerunterlagen noch fünf Jahre nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung aufbewahrt wird.

Diese Neuregelung ist ab dem 1. Januar 2020 gültig und bringt eine gewisse Erleichterung in Bezug auf die Dauer der Aufbewahrung von elektronischen Steuerunterlagen nach einem Systemwechsel oder einer Datenauslagerung.

Neuerung zum 1.1.2023: Verlagerung der Buchführung

Eine Neuerung zum 1. Januar 2023 betrifft die Verlagerung der Buchführung gemäß dem „Gesetz zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2021/514 des Rates vom 22.3.2021 zur Änderung der Richtlinie 2011/16/EU über die Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden im Bereich der Besteuerung und zur Modernisierung des Steuerverfahrensrechts„. 

Durch die Änderung von § 146 Abs. 2a und 2b AO erhält der bzw. die Steuerpflichtige die Möglichkeit, seine bzw. ihre Buchführung auf mehrere Mitgliedstaaten oder Drittstaaten zu verlagern. Damit wird eine Anpassung an moderne, international ausgerichtete Geschäftspraktiken vorgenommen.

Besondere Unterlagen sollten ein Leben lang aufbewahrt werden

Es ist von entscheidender Bedeutung, bestimmte Unterlagen lebenslang aufzubewahren, da sie Schlüsseldokumente für Abstammung, Identität und finanzielle Historie darstellen. 

Dazu gehören insbesondere:

Identitätsnachweise:

• Geburts- oder Adoptionsurkunden
• Heiratsurkunden oder Scheidungsbeschlüsse
• Gültige Ausweisdokumente wie Personalausweis oder Reisepass
• Namensänderungsurkunden, Erbscheine
• Sozialversicherungsausweis

Finanzielle Unterlagen:

• Kaufverträge, Kreditunterlagen, Grundbuchauszüge zu Immobilien
• Belege zu größeren Anschaffungen wie Autos oder Uhren
• Sparbücher, Aktien, Wertpapiere in Papierform, Lebensversicherungspolicen
• Zeugnisse: Studienabschluss, Gesellenbrief, Meisterbrief, relevante Arbeitszeugnisse und Empfehlungen
• Gerichtsurteile und Vollstreckungsbescheide (30 Jahre aufbewahren)

Gesundheitsbezogene Unterlagen:

• Patientenverfügungen
• Unterlagen zu Aufenthalten in geschlossenen Einrichtungen
• Ärztliche Unterlagen je nach Relevanz

Altersversorgungsdokumente:

• Arbeitsverträge
• Meldungen zur Sozialversicherung
• Nachweise über Zeiten der Erwerbslosigkeit