Die digitale Wende hat zahlreiche Dienstleistungen und auch Verwaltungsaufgaben entscheidend verändert. Wenngleich zahlreiche Vorteile mit der Aktendigitalisierung einhergehen, so gibt es insbesondere für im Verwaltungswesen angestellte Personen einiges zu beachten. Wir von documentus unterstützen Unternehmen und öffentlich-rechtliche Dienstleister und Dienstleisterinnen dabei, Akten zu digitalisieren und professionell zu verwalten. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, welche Vorteile Sie genießen, wenn Sie Akten digitalisieren.
Inhaltsverzeichnis
- Das Wichtigste in Kürze
- Herausforderungen im Umgang mit Papierakten
- Was versteht man unter einer elektronischen Akte (E-Akte)?
- Die Transformation zur digitalen Verwaltung
- Vorteile der E-Akte für effiziente Verwaltungsprozesse
- Einfluss der Digitalisierung auf das Personalmanagement
- Rechtliche Aspekte der E-Aktenführung
- Praktische Umsetzung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
- Fazit und Ausblick
Das Wichtigste in Kürze
- Digitale Akten ermöglichen eine zeiteffiziente Bearbeitung von Fragestellungen.
- Die Organisation und das Aufbewahren von digitalisierten Akten ist im Vergleich zu Papierakten deutlich kostengünstiger möglich.
- Bei der Handhabung von digitalisierten Akten ist besondere Vorsicht in Bezug auf Datenschutz und weitere rechtliche Vorgaben erforderlich.
- Das Personal sollte bezüglich der Software-Nutzung und IT-Sicherheit geschult werden.
Herausforderungen im Umgang mit Papierakten
Berge von Papierakten und ein unflexibles System zur Aufbewahrung haben den Arbeitsbereich der öffentlichen Verwaltung zu einer organisatorischen Herausforderung gemacht. In Anbetracht immer weiterer, neu hinzukommender Daten ist die Logistik von einem hohen zeitlichen, aber auch räumlichen Aufwand geprägt. Aktenräume, ganze Räumlichkeiten und nicht selten auch gesamte Stockwerke wurden der Aufbewahrung und Organisation von Papierakten gewidmet. Trotz umfassender Sicherheitsmaßnahmen sind auch Schäden an Papierakten nie gänzlich auszuschließen und so konnte bereits ein Rohrbruch Jahrzehnte an in Akten gesicherten Daten unleserlich machen.
Was versteht man unter einer elektronischen Akte (E-Akte)?
Oftmals werden die Begriffe „digitale Akte“ und „elektronische Akte“ synonym genutzt. Das elektronische Netzwerk bildet quasi die Basis für das Erstellen einer digitalisierten Akte. Eine elektronische Akte ist daher eine Datensammlung, welche sich auf einem elektronischen Gerät befindet und nicht bloß in Papierform vorliegt. Mithilfe von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) werden Akten auf unterschiedlichen Geräten gespeichert, bearbeitet und bei Bedarf auch geteilt.
Sowohl elektronische Hardware als auch die passende Software sind entscheidende Aspekte für die Umsetzung von „Verwaltung 4.0“. Gemäß der Definition des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz handelt es sich hierbei um die technische Integration von cyberphysischen Systemen sowie die Nutzung des Internets im Rahmen verwaltungsbezogener Aufgaben. Ob eine digitale Akte als Abbild des Papierstücks angefertigt oder variabel gestaltet wird, lässt sich je nach Bedarf entscheiden.
Die Transformation zur digitalen Verwaltung
Als der erste Computer am 29. Oktober 1969 online ging, konnten wohl nur die wenigsten erahnen, welche bahnbrechenden Veränderungen das Internet in so kurzer Zeit bringen würde. Selbstverständlich hat die digitale Wende mit dem „Internet der Dinge“ auch in der öffentlichen Verwaltung längst Einzug gehalten. Ein Blick zurück zeigt, dass es eigentlich noch gar nicht so lange her ist, dass die ersten Verwaltungscomputer mit dem World Wide Web verbunden wurden:
29. Oktober 1969
An der UCLA verschickt ein Student die erste Nachricht über das Arpanet – einen Internet-Vorläufer.
1989
Tim Berners-Lee erstellt eine Vorlage für das WWW, wie wir es heute kennen – die Geburtsstunde des Browsers ist eingeleitet.
1991
Die ersten Systeme gehen online – zunächst staatliche Organisationen und technische Institute.
1997
Mit Google nimmt die bekannteste Suchmaschine der Welt ihren Lauf.
2013
Eine Umfrage des deutschen Wirtschaftsministeriums ergibt, dass 70 % der Verwaltungsorganisationen keinerlei digitale Akten nutzen.
2017
Erst viele Jahre nachdem das Internet bereits in Privathaushalten Einzug gehalten hat, tritt in Deutschland das „Onlinezugangsgesetz“ in Kraft. Demnach sollen bis 2022 insgesamt 575 Verwaltungsdienstleistungen auch elektronisch angeboten werden.
2019
Die erste E-Akte wird durch den Präsidenten des Bundesamts gezeichnet.
Heute
Verwaltung 4.0 bahnt sich den Weg durch den deutschen Verwaltungsapparat. Eine flächendeckende Digitalisierung ist noch nicht erreicht.
Vorteile der E-Akte für effiziente Verwaltungsprozesse
Die E-Akte bietet zahlreiche Vorteile sowohl für Endnutzer und -nutzerinnen, als auch für das Verwaltungspersonal. Anstatt mühsam Aktenkisten zu durchsuchen, kann die gewünschte Akte in einem benutzerfreundlichen DMS integriert und so bei Bedarf innerhalb von Sekunden und mit nur ein paar Klicks gefunden werden. Praktischerweise lässt sich auch der Inhalt rasch nach Stichwörtern durchsuchen, sodass Sie schneller den relevanten Akteninhalt finden. Neben der Arbeitserleichterung sind unter anderem folgende Vorteile zu erwähnen:
- Kosteneffizienz
- Zeiteffizienz
- Flexiblere Workflows dank schneller Aktualisierbarkeit
- Hohe Sicherheitsstandards bei adäquater Administration
Einfluss der Digitalisierung auf das Personalmanagement
Eine digitale Aktenführung hat maßgebliche Einflüsse auf das Personalmanagement. So können neben der Zeitabrechnung auch Arbeitspläne, Berufszeugnisse, Urkunden und Verträge digital mit den betroffenen Parteien geteilt und kommuniziert werden. Dadurch ergibt sich eine Vielzahl an Möglichkeiten, die letzten Endes auch ökonomische Vorzüge bedeuten. Des Weiteren ermöglicht das digitalisierte Personalmanagement einen umfangreichen Einblick für Beschäftigte, sodass etwaige Unklarheiten zeitnah aufgeklärt werden können.
Eine Fallstudie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO am Beispiel des Foto-Dienstleisters CEWE zeigt, dass die Digitalisierung mit der zielgerichteten Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen im Personalmanagement auch die Arbeitnehmerzufriedenheit fördert. CTO Reiner Fageth nennt vor allem Transparenz als entscheidenden Faktor für ein engagiertes Mitwirken von Angestellten.
Rechtliche Aspekte der E-Aktenführung
Der stetig zunehmende Einfluss des Internets und damit neu einhergehende Berufsbilder aber auch Gefahren machen eine flexible Gesetzgebung notwendig. Daher ist es wenig überraschend, dass insbesondere in jüngster Vergangenheit zahlreiche neue Gesetzesentwürfe das Bild vom Internet als nahezu rechtsfreien Raum zu korrigieren wünschen. In Anbetracht der Natur des WWW zeigt sich außerdem, dass eine internationale Kooperation auf zumindest EU-Ebene unerlässlich ist, um Datenschutz auch im Rahmen der Nutzung von digitalen Akten langfristig zu integrieren. Hier seien unter anderem genannt:
- Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte und zur Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs
- E-Government-Gesetz (EGovG)
- EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Praktische Umsetzung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung
Bevor eine Integration digitaler Akten erfolgt, ist eine entsprechende Vorbereitung notwendig. An erster Stelle stehen hierbei ein detaillierter Plan sowie die Ernennung eines entsprechenden Teams mit jeweiligen Zuständigkeiten.
Professionelle Unterstützung einholen: Die Digitalisierung von Akten geht mit technischen, juristischen und administrativen Anforderungen einher. Ein professionelles Beratungsunternehmen wie documentus unterstützt Sie zuverlässig bei der digitalen Wende.
Erstellen eines Zeitplans: Eruieren Sie, welcher Zeitrahmen für den Digitalisierungsprozess zur Verfügung steht, wobei auch etwaige Verzögerungen eingeplant werden sollten.
Erstellen eines Budgets: Mit der Digitalisierung von Akten gehen auch entsprechende Kosten einher, die in der Planung bedacht werden sollten.
Auswahl einer geeigneten Software: Welches System die richtige Wahl ist, hängt unter anderem von der Datenmenge, der Intranet-Kapazität und den gewünschten Gliederungspunkten ab.
Schulung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen: Eine adäquate IT-Kompetenz und Sicherheit in Bezug auf digitalisierte Akten sind unerlässlich. Mitarbeiterschulungen sollten idealerweise regelmäßig stattfinden.
Öffentliche Kommunikation: Eine aussagekräftige Website erleichtert Nutzern und Nutzerinnen die verantwortungsbewusste Anwendung von digitalisierten Inhalten.
Fazit und Ausblick
Gerade in der öffentlichen Verwaltung ist Verlässlichkeit gefragt, denn schließlich sollten sich Mitbürger und Mitbürgerinnen vertrauensvoll vertreten fühlen. Bereits das Heraussuchen der relevanten Schriftstücke kann bei einer großen Menge an Papierakten durchaus eine Herausforderung darstellen.
Mit der Digitalisierung gehen zahlreiche Vorteile für die Verwaltung einher. Bei der Adaption der Prozesse sind auch rechtliche Aspekte, IT-Sicherheit und entsprechende Schulungen designierter Verwaltungsmitarbeiter und -mitarbeiterinnen entscheidend. Sie wünschen sich professionelle Unterstützung bei der Digitalisierung von Akten? Wir von documentus beraten Sie zuverlässig zu den Themen Digitalisierung, Aktenlagerung, Aktenvernichtung, Aktensicherheit und Aktenmanagement.