Aktenvernichtung: Welche Vorgaben macht der Datenschutz für die Entsorgung?

Wer sich heute mit dem Thema Datenschutz beschäftigt, denkt vor allem an digitale Daten, deren sichere Verarbeitung, Speicherung und Löschung. Aber auch bei analogen Daten in Papierform gelten die strengen Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Hier erfahren Sie, was Sie insbesondere bei der Vernichtung von Akten mit sensiblen Daten beachten müssen.

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste in Kürze
2. Die wichtigsten Fakten zum Thema Aktenvernichtung
3. Datenschutz ist bei der Aktenvernichtung von höchster Wichtigkeit
4. Ihre Vorteile bei der professionellen Aktenvernichtung

Die wichtigsten Fakten zum Thema Aktenvernichtung

BDSG und DSGVO regeln nicht nur den Datenschutz, sondern auch das Recht auf die Löschung personenbezogener Daten, sobald diese nicht mehr benötigt werden. Allerdings dürfen und müssen Sie dabei natürlich auch die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten. Diese unterscheiden sich je nach Art der Unterlagen. Zehn Jahre aufbewahren müssen Sie:

• Bücher und Aufzeichnungen
• Inventare
• Eröffnungsbilanzen
• Jahresabschlüsse
• Buchungsbelege
• Rechnungen
• Lageberichte 
• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, wenn sie zum Verständnis der genannten Dokumente erforderlich sind

Aufbewahrungspflichtige Geschäftsunterlagen, wie Geschäfts- und Handelsbriefe sowie für die Besteuerung erforderliche Unterlagen, müssen Sie lediglich sechs Jahre lang sicher aufbewahren. Die Fristen beginnen jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Dokumente und Daten erstellt wurden. Nach Ablauf der Aufbewahrungspflicht sind Sie zur sicheren Vernichtung von Unterlagen mit sensiblen Daten verpflichtet.

Datenschutz ist bei der Aktenvernichtung von höchster Wichtigkeit

Konkret definierte Prozesse und Abläufe helfen Ihnen dabei, nicht nur bei der Datenverarbeitung und -aufbewahrung, sondern auch bei der Aktenvernichtung die entsprechenden Vorgaben des Datenschutzes zu befolgen. Dabei werden gleichzeitig auch die Verantwortlichkeiten geklärt:

• Was passiert mit Fehlausdrucken mit sensiblen Daten und wer ist für deren Vernichtung zuständig?
• Wie, wie oft und von wem erfolgt das Löschen nicht mehr benötigter Daten in der Datenbank?
• Wie ist die Vernichtung von Akten mit sensiblen Daten durchzuführen und zu protokollieren?

In diesem Zusammenhang ist insbesondere auch die Sicherheitsstufe und Schutzklasse der jeweiligen Daten wichtig:

Schutzklasse 1
Die niedrigste Schutzklasse enthält zwar personenbezogene Daten, bei einer Veröffentlichung wären aber nur in geringem Maße negative Konsequenzen zu befürchten. Unter diese Stufe fallen zum Beispiel allgemeine Korrespondenzen, Notizen oder personalisierte Werbung.

Schutzklasse 2
Auf Dokumenten mit erhöhtem Schutzbedarf befinden sich häufig sensible personenbezogene Daten, die nur wenigen zugänglich sind, wie zum Beispiel auf Bewerbungsunterlagen, Personalfragebögen oder Gehaltsabrechnungen.

Schutzklasse 3
Besonders streng vertrauliche Daten, die oft auch unter das Berufsgeheimnis fallen, müssen mit allen Mitteln geschützt werden. Patientendaten, Verschlusssachen und Mandanteninformationen dürfen keinesfalls von Dritten gelesen werden und müssen deswegen restlos sicher vernichtet werden.

Damit die datenschutzkonforme Vernichtung aller Dokumente reibungslos funktioniert, müssen alle betroffenen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen über die verschiedenen Schutzklassen und die dafür vorgesehenen Arten der Vernichtung Bescheid wissen. Gerade in großen Unternehmen, in denen viele sensible Akten entsorgt werden, bietet sich für die Vernichtung die Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister an. So entlasten Sie Ihr Personal und stellen gleichzeitig die Einhaltung der strengen Anforderungen und Standards sicher.

Ihre Vorteile bei der professionellen Aktenvernichtung

Akten für die externe Vernichtung können beispielsweise in einer speziellen Datenschutztonne bis zur Abholung aufbewahrt werden. Damit ersparen Sie Ihren Angestellten die Details zu den jeweiligen Vorschriften in Sachen Aktenvernichtung. Außerdem müssen Sie nicht selbst teure Aktenvernichter anschaffen und Personal für die Vernichtung abstellen. Vor allem bei vielen Dokumenten mit einer hohen Schutzklasse ist ein externer Dienstleister oft günstiger.

Documentus ist Ihr vertrauenswürdiger Partner für die Aktenvernichtung:

• Datenschutzrechtlich konforme Verträge
• Sammlung Ihrer Akten in speziellen Behältersystemen
• GPS-überwachte und speziell gesicherte Abholung Ihrer sensiblen Dokumente
• Datenschutzkonforme Aktenvernichtung nach DIN 66399
• Vernichtungszertifikat mit Schutzklasse und Sicherheitsstufe gemäß DIN 66399 und EU-DSGVO