Digitalisierung
Akten und Ordner digitalisieren – mit documentus
Die Digitalisierung Ihrer Dokumente ist unabhängig von der Größe und Branche Ihres Unternehmens ein unerlässlicher Schritt für Ihre Unternehmensdigitalisierung. Als Scandienstleister begleiten wir Sie im Full Service, um Ihre Dokumente digital im geeigneten Format aufzubewahren – schnell, einfach und nach den Vorgaben der DSGVO.
Profitieren Sie vom Wandel der Digitalisierung und ersetzen Sie Ihre Papierdokumente durch digitale Varianten, die Sie und Ihr Personal binnen Sekunden aufrufen und nutzen können. Wie unkompliziert Sie auf ein digitales Dokumentenmanagement umstellen können, zeigen Ihnen unsere Experten und Expertinnen von documentus, Ihrem erfahrenen Scandienstleister, gerne bei einer persönlichen Erstberatung auf.
Digitalisierung Ihrer Dokumente – einfach und sicher
Die Dokumentendigitalisierung gehört zu den wichtigsten Trends der modernen Wirtschaftswelt. Mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente nutzt auch Ihr Unternehmen wesentliche Vorteile, durch die Sie betrieblich besser auf die Zukunft vorbereitet sind. Diese Vorteile sind u. a.:
- Nach einer Aktendigitalisierung lassen sich sämtliche Inhalte schnell in elektronischer Form abrufen, was die Nutzung der Informationen im Arbeitsalltag beschleunigt.
- Während Akten und Ordner in Papierform diversen Sicherheitsrisiken wie Brand oder Diebstahl ausgesetzt sind, leisten Sie mit der digitalen Form einen immensen Beitrag für die Datensicherheit.
- Das elektronische Format sorgt dafür, dass Sie natürliche Ressourcen schonen und Ihren betrieblichen Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten.
- Durch das papierlose Dokumentenmanagement zeigen Sie, dass Ihr Unternehmen mit der Zeit geht und daran interessiert ist, seine Ressourcen in Service und Verwaltung optimal zu nutzen.
Eine professionelle Digitalisierungsstrategie ist der beste Ansatz, um Ihre Dokumente systematisch zu scannen und mit einer durchdachten Ordnerstruktur zu speichern. Unser Team von documentus hilft Ihnen bei der Entwicklung dieser Strategie, führt als Scandienstleister alle gewünschten Scans durch und bleibt Ihr verlässlicher Partner für die digitale Transformation.
Schaffen Sie Raum und erweitern Sie Ihre Kapazitäten. Verwalten Sie Ihre Informationen mit uns, unabhängig von Raum und Zeit:
Welche Dokumente lassen sich digitalisieren?
Grundsätzlich ist das elektronische Dokumentenmanagement für alle Aktenarten geeignet. Als Scandienstleister mit über 20 Jahren Erfahrungen führen wir eine Aktendigitalisierung regelmäßig in diesen Bereichen durch:
- Personalakten
- Rechnungen & Quittungen
- Kontoauszüge
- Verträge aller Art
- Pläne und Fotografien
Mit unserem Service „Scan on Demand“ scannen wir Dokumente für Ihr Unternehmen bedarfsgerecht nach Ihren Bedürfnissen und speichern sie im gewünschten Format ab. Sprechen Sie mit uns als Scandienstleister ab, welche digitale Datenerfassung und Aktenaufbewahrung prioritär stattfinden soll. Das Scannen selbst erfolgt mit unseren modernen Hochleistungsscannern einfach und automatisch.
Rechtliche Sicherheit für digitale Akten und Ordner gewinnen
Die Vorgaben der DSGVO sowie für eine rechtssichere und GoBD-konforme Lagerung von Dokumenten in einer sicheren Cloud sind strikt. Ihr Unternehmen hat diese datenschutzrechtlichen Vorgaben einzuhalten, selbst wenn Sie die digitale Transformation bislang vernachlässigt und die Chancen der Digitalisierung Ihrer Akten nicht genutzt haben.
Eine Vernachlässigung dieser Pflichten kann zu empfindlichen Bußgeldern und einem Imageverlust für Ihr Unternehmen führen. Als Scandienstleister führen wir die sogenannten „dokumentierten und nachweisbaren Bearbeitungsschritte“ gemäß der Norm TR RESISCAN beim Scannen und Archivieren Ihrer Unterlagen durch. Dies gibt Ihnen maximale Rechtssicherheit von der Datenerfassung und digitalen Archivierung bis zur Entsorgung Ihrer Akten in Papierform.
Fristen für die Lagerung Ihrer Geschäftsdokumente
Ob digital oder in physischer Form – für diverse Arten von Dokumenten und Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Für Ihre gescannten Dokumente in einer sicheren Cloud haben Sie die Gewissheit, diese Fristen einzuhalten und auf Wunsch nach Ablauf der Fristen automatisch eine Löschung vorzunehmen.
In einem speziellen Bereich haben wir alles Wissenswerte zu den Aufbewahrungsfristen von Akten für Sie zusammengefasst. Anhand unserer Tabelle finden Sie schnell heraus, wie lange eine Aufbewahrung digital oder traditionell zu erfolgen hat. Sollten Ihnen hier Informationen fehlen, kommen Sie bitte direkt auf uns als erfahrenen Scandienstleister zu.
documentus – Ihr Scandienstleister für Dokumente aller Art
Sie sind an einer zeitgemäßen und digitalen Aktenarchivierung interessiert? Sie möchten für Ihr Unternehmen die Chancen der digitalen Transformation nutzen und eine papierlose Archivierung einführen? Wir von documentus begleiten Sie als Scandienstleister mit langjähriger Erfahrung und individuellen Lösungsstrategien.
Wir richten eine sichere Cloud für Ihr Unternehmen ein, scannen als technisch umfassend ausgestatteter Scandienstleister alle relevanten Dokumente und sorgen dafür, dass alle gesetzlichen Vorgaben in puncto Datenschutz eingehalten werden, wenn Sie Akten vernichten.
Rüsten Sie sich für die papierlose Zukunft der Digitalisierung: Kommen Sie noch heute auf uns zu, um die Digitalisierung von Archiv und Verwaltung voranzutreiben. Wir entwickeln passgenau dimensionierte und preisbewusste Lösungen für Ihr Unternehmen – abgestimmt auf Ihre Branche und Ihr Budget!
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