Unterlagen/Jahrgänge, die ab dem 01.01. vernichtet werden können.

(Unter Berücksichtigung des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV))

Aufbewahrungsfristen von A – Z

Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§§ 238, 257, 261 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Das vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde am 19.10.2024 im Bundesgesetzblatt Nr.323 verkündet. Durch Änderungen des § 257 im Handelsgesetzbuch (HGB) und des § 147 der Abgabenordnung (AO) gelten ab dem 01.01.2025 geänderte Aufbewahrungsfristen.

Die Aufbewahrungspflicht für Buchungsbelege beträgt ab dem 01.01.2025 nicht mehr 10 Jahre, sondern 8 Jahre.

Unverändert bleibt die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Neben den o.g. Vorschriften finden sich weitere unterschiedliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen in diversen Gesetzen und Verordnungen, so z. B.:

• Aktiengesetz AktG
• Banken- und Versicherungsgesetz
• Beamtenrecht
• Produkthaftungsgesetz ProdHaftG
• Röntgenverordnung RöV (Die RöV wurde am 31.12.2019 außer Kraft gesetzt.)
• Steuerrecht EStG, KStG, GewStG
• Strahlenschutzgesetz StrlSchG
• Strahlenschutzverordnung StrlSchV
• Verordnung über Entsorgungsfachbetriebe EfbV
• Zivilrecht BGB, ZPO

Art der Unterlage	Gesetzli­che Auf­be­wah­rungs­frist (Jahre)	Unterlagen dieser Jahr­gänge können seit 01.01. ver­nich­tet wer­den.
A – B – D – E – F – G – H – I – J – K – L – M – N – O – P – Q – R – S – T – U – V – W – Z
A
An-, Ab- und Ummeldungen der AOK und Ersatzkassen	6
Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben	0
Angebotsunterlagen, die zum Auftrag geführt haben	6
Anlagevermögen	10
Anlageverzeichnisse	10
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage	6
Anwesenheitsliste (z.B. Stempelkarten) soweit für Lohnbuchhaltung erforderlich	10
B
Bankauszüge, Bankbelege	8
Beitragsabrechnungen zur Sozialversicherung	10
Belastungsanzeigen (intern und extern)	10
Belege, Sammelbelege, Beleglisten soweit Buchungsunterlagen	8
Bestell- und Auftragsunterlagen	6
Beteiligungsunterlagen	10
Betriebsabrechnungsbögen	8
Betriebskostenabrechnungen	8
Betriebstagebücher (EfbV)	5
Bewirtungsunterlagen	8
Bilanzen	10
Bilanzen und Bilanzanlagen	10
Buchungsanweisungen	10
Bürgschaftsinformationen (nach Vertragsende)	6
D
Darlehensunterlagen	10
Dateien (soweit Verfahrensdokumentationen gemäß AO)	10
Dauerauftragsunterlagen	6
Debitorenbuchhaltung	10
Depotbücher, Depotauszüge und Depotbestätigungen	10
Doppelbesteuerungsunterlagen	6
E
EDV-Unterlagen, soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich (z. B. Ablaufdiagramme, Blockdiagramme und ähnliche Organisationsbeschreibungen)	10
Effektenkassenquittungen, Effektenempfangsbescheinigungen (soweit Buchungsbelege), Effektenbuch	8
Einheitswertunterlagen	10
E-Mails mit steuerrelevantem Inhalt	10
Essenmarkenabrechnungen	8
F
Fahrtkostenerstattungsunterlagen	8
Frachtbriefe	8
Freistempelabrechnungen	8
G
Gebäude- und Grundstücksunterlagen (Bauakten, Baupläne, Schätzungen, Genehmigungen, Abrechnungen über Anschaffungs- oder Herstellungskosten), soweit Inventar	10
Gehaltslisten	10
Geschäftsberichte	10
Geschäftsbriefe	6
Geschenknachweise	8
Gesellschafterversammlung /-beschlüsse (Protokolle und sonstige Unterlagen)	10
Gewinn- und Verlustrechnungen	10
Grundbuch- und Journalblätter, wenn Inventare	10
Gründungsakten der Gesellschaft	10
Gutachten	10
Gutschriften, Gutschriftsanzeigen	10
H
Handelsbriefe	6
Handelsbücher	10
Hauptbücher	10
Hauptversammlungen (Beschlüsse, Protokolle, sonstige Unterlagen)	10
I
Inkassobücher, -karteien, -quittungen	10
Inventare, Inventarnachweise	10
Inventurunterlagen für Bilanzierungszwecke	10
J
Jahresabschluss	10
Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften	10
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent	10
K
Kassenberichte	8
Kassenbücher und -blätter	8
Kassenzettel	8
Kontenpläne und -änderungen	10
Kontoauszüge	8
Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte	10
Kostenträgerrechnungen	10
Krankenhaus-Buchführungsunterlagen	10
Kreditorenbuchhaltung	10
L
Lastschriftanzeigen	10
Lieferscheine, wenn Buchungsunterlagen	8
Lohnkontenarten	10
Lohnlisten	10
Lohnsteuer-Jahresausgleichsunterlagen (für Arb./Angest.)	10
M
Mahnvorgänge	6
Maschinenkarteikarten (Inventur)	10
Mietverträge (nach Vertragsende)	6
N
Nebenbücher	10
O
Offenbarungseidanträge	6
P
Pachtverträge (nach Vertragsende)	6
Patente und Patentunterlagen, nach Ablauf des Patents	6
Patientenakten (Krankengeschichte) ambulant und stationär	30
Pensionskassenunterlagen	10
Personalunterlagen	6
Pfändungsunterlagen	10
Prämienunterlagen, z. B. über Versicherungsprämien, soweit Buchungsunterlagen	8
Provisionsabrechnungen mit Unterlagen	8
Prüfungsberichte des Abschlussprüfers	10
Q
Qualitätsmanagement-Unterlagen	10
Quittungen, wenn Buchungsunterlagen	8
R
Rechnungen und Rechnungsunterlagen	8
Rechtsstreitfälle mit allen Unterlagen, Klageakten – nach Verfahrensabschluss	6
Reisekostenabrechnungen	8
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen)	8
Röntgenverordnung1 (RöV1) siehe Strahlenschutzverordnung
S
Saldenbilanzen	10
Saldenlisten	10
Scheck- und Wechselunterlagen	8
Schriftwechsel	6
Schriftwechsel (auch innerbetrieblich)	6
Sozialversicherungsunterlagen	6
Spendenbescheinigungen	8
Strahlenschutzgesetz (StrlSchG) Strahlenschutzverordnung (StrlSchV)
Unterweisung von Personen, die nicht im Kontrollbereich tätig sind (§ 63 StrlSchV)	1
Unterweisung von Personen, die im Kontrollbereich tätig sind (§ 63 StrlSchV)	5
Zutrittserlaubnis von Schwangeren zum Kontrollbereich (§ 55 StrlSchV)	5
Ergebnisse über messtechnische Überwachung von Strahlenschutzbereichen (§ 56 StrlSchV)	5
Dokumentation der Anwendung von Strahlung bei der Untersuchung einer minderjähr. Person (§ 85 StrlSchG) bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres Dokumentation der Anwendung von Strahlung bei der Untersuchung einer volljährigen Person (§ 85 StrlSchG)	10
Dokumentation der Anwendung von Strahlung bei der Behandlung von Menschen (§ 85 StrlSchG)	30
Radiologisches Bildmaterial (§ 85 StrlSchG) 10 2014 Protokolle zur Überprüfung und Wartung von Strahlenmessgeräten (§ 90 StrlSchV)	10
Unterlagen Qualitätssicherung/Konstanzprüfung an Geräten für die Anwendung von Strahlung am Menschen (§ 117 StrlSchV)	10
Aufzeichnungen über Kontaminationsmessungen (§ 57 StrlSchV)	10
Risikoanalyse von Strahlenbehandlungen (§ 126 StrlSchV) 10 2014 Aufklärung / Dokumentation der Anwendung von Strahlung am Menschen im Rahmen der med. Forschung (§ 140 StrlSchV)	30
Buchführung über den Bezug und die Abgabe radioaktiver Stoffe	30
Protokollierung über die Freigabe und Freimessungen (§ 86 StrlSchV)	30
Körperdosis (§ 167 StrlSchG)	30 Jahre nach Beschäftigungsende2
Gesundheitsakte beim ermächtigten Arzt (§ 79 StrlSchG)	30 Jahre nach Beschäftigungsende2
T
Telefonkostennachweise	8
U
Überstundenlisten	10
Unterlagen über dubiose Forderungen, Dubiosenbücher	10
V
Vermögensverzeichnis	10
Versand- und Frachtunterlagen	8
Versorgungsunterlagen, soweit Buchungsunterlagen	8
VwL-Unterlagen	10
W
Wareneingangs- und -ausgangsbücher	10
Wechsel	10
Z
Zessionen	10
Zinsabrechnungen	10

Alle Angaben sind ohne Gewähr.

*) Siehe „Hinweis“-Box ganz oben
1) Die Röntgenverordnung (RÖV) ist am 31.12.2019 außer Kraft gesetzt worden.
2) Die zur Aufzeichnung Verpflichteten haben die Aufzeichnungen so lange aufzubewahren, bis die überwachte Person das 75. Lebensjahr vollendet hat oder vollendet hätte, mindestens jedoch 30 Jahre nach Beendigung der jeweiligen Beschäftigung.

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