Title: Verkürzte Aufbewahrungsfristen mit dem BEG IV Author: RegioHelden Published: 19. Juli 2024 Last modified: 21. März 2025 --- # Verkürzte Aufbewahrungsfristen mit dem BEG IV Veröffentlicht am 19. Juli 202421. März 2025 Die deutsche Bürokratie ist legendär. Grund genug, umständliche Vorschriften abzuschaffen oder zu verändern, um Unternehmen durch einen Bürokratieabbau das Leben leichter zu machen. Deshalb hat die Regierung im August 2023 das **vierte Bürokratieentlastungsgesetz**( BEG IV) auf den Weg gebracht. Wir geben Ihnen einen Überblick über die wichtigsten Änderungen und deren Auswirkungen. ## Inhaltsverzeichnis 1. [Das Wichtigste in Kürze](https://www.documentus.de/news/verkuerzte-aufbewahrungsfristen/?output_format=md#das-wichtigste-in-kuerze) 2. [Verkürzte Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege](https://www.documentus.de/news/verkuerzte-aufbewahrungsfristen/?output_format=md#verkuerzte-aufbewahrungsfristen-fuer-buchungsbelege) 3. [Auswirkungen auf die Erstellung von Jahresabschlüssen](https://www.documentus.de/news/verkuerzte-aufbewahrungsfristen/?output_format=md#auswirkungen-auf-die-erstellung-von-jahresabschluessen) 4. [Aufbewahrungspflichten für Handelsbücher und Jahresabschlüsse](https://www.documentus.de/news/verkuerzte-aufbewahrungsfristen/?output_format=md#aufbewahrungspflichten-fuer-handelsbuecher-und-jahresabschluesse) 5. [Fazit: Nutzen der verkürzten Aufbewahrungsfristen fraglich](https://www.documentus.de/news/verkuerzte-aufbewahrungsfristen/?output_format=md#fazit) stock56876 – stock.adobe.com ## Das Wichtigste in Kürze * Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege soll im Rahmen des BEG IV auf acht Jahre verkürzt werden. * Das Gesetz hätte dadurch über die Veränderung der Rückstellung auch Auswirkungen auf Jahresabschlüsse und Bilanzen. * Ob die Verkürzung in der Praxis wirklich einen Nutzen hat, bleibt abzuwarten – die meisten Unternehmen bewahren Buchungsbelege zusammen mit den zehn Jahre aufzubewahrenden Jahresabschlüssen und Handelsbüchern auf. ## Verkürzte Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege Neben der Förderung von voll digitalisierten Prozessen, einer Vereinfachung von Melde- und Informationspflichten sowie weiteren Maßnahmen zur Verminderung des Verwaltungsaufwandes soll das BEG IV auch eine Verkürzung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege von bisher zehn auf **zukünftig nur noch acht Jahre** enthalten.  Die Änderung soll nicht nur ab Inkrafttreten des neuen Gesetzes für alle Belege, sondern auch **rückwirkend für alle bereits ausgestellten und empfangenen Rechnungen** und Quittungen gelten. Wann das Gesetz im Bundestag verabschiedet wird und in Kraft tritt, ist bisher noch nicht bekannt. ## Auswirkungen auf die Erstellung von Jahresabschlüssen Die Neuregelung der Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege wirkt sich indirekt auch auf die Erstellung von Jahresabschlüssen aus: Da es sich bei der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen um eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung handelt, sind die dafür entstehenden Kosten in Form einer **Rückstellung **beim Aufstellen von Bilanzen und Jahresabschlüssen zu berücksichtigen. Die **Berechnung der Aufbewahrungskosten **für Geschäftsunterlagen kann sowohl individuell als auch pauschaliert erfolgen. Bei einer Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren werden die jährlichen Aufbewahrungskosten mit dem **Faktor 5,5 **ermittelt. Bei einer Aufbewahrungsfrist von nur noch acht Jahren würde sich dieser auf** 4,5 **verringern. ## Aufbewahrungspflichten für Handelsbücher und Jahresabschlüsse Im Gegensatz zu Buchungsbelegen werden im Gesetzesentwurf des BEG IV die Aufbewahrungsfristen von Handelsbüchern, Inventaren und Jahresabschlüssen** nicht verkürzt**, betragen also weiterhin zehn Jahre. In der Praxis wurden sie jedoch in der Regel zusammen aufbewahrt und vernichtet. Entweder müssen Unternehmen also zukünftig ihre Buchungsbelege und sonstige Unterlagen **getrennt lagern **oder verzichten auf die Vorteile der verkürzten Aufbewahrungspflicht.  Bewahren Sie die Buchungsbelege trotz verkürzter Fristen länger auf, müssen Sie natürlich trotzdem die **Höhe der Rückstellung an die neue Gesetzgebung anpassen**. Eventuell kann hier argumentiert werden, dass die Trennung der aufbewahrten Unterlagen nicht oder nur unter erheblichem Aufwand möglich ist und daher ein pauschaler Abschlag von 20 Prozent der Gesamtkosten zulässig sein kann. ## Fazit: Nutzen der verkürzten Aufbewahrungsfristen fraglich Ob die im BEG IV vorgesehenen, verkürzten [Aufbewahrungsfristen](https://www.documentus.de/leistungen/archivierung/aktenlagerung/#aufbewahrungsfristen)** Unternehmen tatsächlich entlasten **oder nur **vor neue Herausforderungen stellen** werden, bleibt abzuwarten. Auch der Bundesrat begrüßt in seiner Stellungnahme zum Gesetzentwurf zwar die grundsätzliche Idee, empfiehlt als praktikable Lösung aber, die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und alle nach §147 AO aufzubewahrenden Unterlagen mit einer Frist von sechs Jahren zu vereinheitlichen. ## Beitragsnavigation [Kosteneinsparungen durch effektive Datenarchivierung: Strategien für Unternehmen](https://www.documentus.de/news/kosteneinsparung-datenarchivierung-unternehmen/)