Kosteneinsparungen durch effektive Datenarchivierung: Strategien für Unternehmen

Bei der Archivierung von Daten fließen Aspekte des Datenschutzes und der Effizienz im Arbeitsalltag zusammen. Dokumente und Informationen sollten jederzeit schnell verfügbar sein, ohne dass dies zulasten der Sicherheit geht. Ein strategischer Ansatz ist für Unternehmen aller Branchen gefragt, um im Zuge der digitalen Archivierung von Daten zeitgemäße technische Möglichkeiten zu nutzen und die Betriebskosten hierdurch positiv zu beeinflussen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, welche Faktoren hierbei eine Rolle spielen.

Inhaltsverzeichnis

1. Das Wichtigste in Kürze
2. Die Rolle der Datenarchivierung in der Kostenoptimierung
3. Kernherausforderungen bei der Datenarchivierung
4. Strategische Vorteile der effektiven Datenarchivierung
5. Praktische Strategien zur effektiven Datenarchivierung
6. Zusammenfassung und Ausblick

Die Rolle der Datenarchivierung in der Kostenoptimierung

Im Zuge der Digitalisierung ist vielen Unternehmen bewusst, dass eine Umstellung des Archivs von Papierform auf digitale Speichermedien sinnvoll ist. Unabhängig vom gefürchteten Aufwand, Akten und Ordner einzuscannen und in ein digitales Format umzuwandeln, wird das tatsächliche Sparpotenzial dieser Entscheidung oft nicht ausreichend wahrgenommen.

Der häufigste Grund: Abläufe in der Archivierung von Akten in Papierform haben sich über Jahrzehnte etabliert, sodass die hiermit verbundenen Kosten gar nicht als Ansatz für eine Reduktion und Optimierung wahrgenommen werden. Hier lohnt ein konkreter Blick auf die tatsächlichen Kostenfaktoren einer Datenarchivierung:

• Miet- und Pachtkosten für Räume, in denen Aktenschränke und Regale stehen und die sonst für andere betriebliche Zwecke genutzt werden könnten
• Kosten für Betriebs- und Verbrauchsmaterial, z. B. Druckerpapier und Ordner, die bei einer papierlosen Büroführung entfallen
• Kosten für Arbeitskräfte, die mit der umfassenden Verwaltung des Archivs betraut sind
• Indirekte Kosten durch ineffiziente Arbeitsprozesse, wenn kein direkter Zugriff auf digitale Informationen möglich ist und nach Papierdokumenten gesucht werden muss
• Kosten für die Absicherung des klassischen Archivs im Sinne der Vorgaben der DSGVO und des BDSG

Kernherausforderungen bei der Datenarchivierung

Alle genannten Faktoren für die Aktenarchivierung sind Unternehmen bewusst. Schnell wird hingegen übersehen, dass die einzelnen Faktoren im Zusammenspiel zum ineffizienten Arbeiten beitragen. Dies gilt explizit in Branchen mit einem regen Kundenkontakt, bei denen regelmäßig bestehende Dokumente angeschaut werden.

Die Umstellung auf eine digitale Lösung zur Datenarchivierung ist der richtige Schritt, jedoch ist die Digitalisierung alleine nicht die goldene Lösung. Bei der Auswahl der Software sind diverse Faktoren zu bedenken, damit effizient gearbeitet werden kann. Hierbei ist es hilfreich, folgende Problemfelder zu beachten:

Hohe Kosten ineffizienter Datenhaltung

Beim Wunsch nach einer zeitgemäßen Lösung zur Dokumentenarchivierung steht der Kostenaspekt bei den meisten Betrieben im Vordergrund. Zwar fallen Investitionskosten für eine Software und die einmalige Digitalisierung des Archivs an und werden als Betriebsausgaben wahrgenommen. Schnell wird übersehen, wie immens der Kostennachteil bei einer ineffizienten Datenhaltung ist.

Ein simples, praktisches Beispiel macht dies deutlich: Eine Kunde oder eine Kundin nimmt telefonisch Kontakt auf und fragt nach Details eines bestehenden Vertrags. Während dieser bei einer digitalen Archivierung binnen weniger Sekunden auf dem Bildschirm erscheint, wird die Suche nach der Information in Papierform einige Minuten benötigen. Dies missfällt nicht nur den Arbeitgebern und Arbeitgeberinnen, die ein effektives Arbeiten ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen voraussetzen. 

Auch im Kundenkreis entsteht der Eindruck einer unprofessionellen Verwaltung. Insbesondere, wenn in heutigen Zeiten immer mehr Betriebe auf digitale Lösungen vertrauen und Wettbewerber und Wettbewerberinnen schneller und somit kundenfreundlicher agieren können. Die hohen Kosten der ineffizienten Datenhaltung können so langfristig mit sinkenden Umsätzen einhergehen.

Komplexität der Datenverwaltung

Unsere Welt ist voller Daten. Mit jedem Auftrag steigt die Menge der Daten und Informationen in Ihrem Unternehmen erheblich. Und setzt einen systematischen Umgang mit allen Informationen voraus, um den Überblick zu behalten. Die steigende Komplexität lässt sich digital mit speziellen Anwendungen und klaren Strukturen einfacher meistern als in einem papierbasierten System, bei dem wortwörtlich der Papierberg immer größer wird.

Es ist offensichtlich: Je mehr Informationen sich ansammeln, umso komplexer und schwieriger wird die Verwaltung dieser Informationen. Wenn Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen spezifische Informationen suchen, müssen sie aufgrund eines fehlenden Datenverwaltungsystems in einer Fülle von Daten danach suchen. Dies ist ein wichtiger Ansatzpunkt für eine gute Archivierungssoftware, die Such- und Filterfunktionen zur Verfügung stellen sollte.

Rechtliche und sicherheitstechnische Bedenken

Ein über die Jahre zunehmend wichtiger Aspekt ist der Datenschutz. Die Vorgaben der DSGVO und des BDSG betreffen Unternehmen aller Branchen und machen einen bewussten Umgang mit personenbezogenen und sensiblen Daten notwendig. Diese in einem klassischen Papierarchiv, ohne gehobene Sicherheitsmaßnahmen unterzubringen, kann schnell zum erheblichen Risikofaktor werden.

Kommt es hier zu einem Verstoß, beispielsweise durch einen Einbruch oder einen unerwarteten Schadensfall, kann dies schnell teuer werden: Je nach Schwere des Verstoßes gegen die DSGVO muss das Unternehmen mit einem Bußgeld von bis zu vier Millionen Euro oder alternativ bis zu 4,0 % des weltweiten Jahresumsatzes rechnen. Selbst kleinere Bußgelder treffen Unternehmen empfindlich, wobei sich die digitale Sicherheit deutlich einfacher gewährleisten lässt.

Strategische Vorteile der effektiven Datenarchivierung

Eine gut umgesetzte Datenarchivierung sorgt für Kosteneinsparungen in Ihrem Unternehmen, da Sie weniger Platz benötigen, um Ihre Daten zu archivieren, und Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen benötigte Informationen schneller finden. Bei der effektiven Datenarchivierung profitieren Sie unter anderem von folgenden Vorteilen:

Optimierung des Speicherbedarfs

Ob analog oder digital, Ihre Daten benötigen Raum. Dieser ist mit großen Schränken und Regalen bei einem Archiv in Papierform deutlich größer als bei einer kompakten Archivierung auf Servern und sonstigen Datenträgern. Der Vorteil liegt nicht alleine in diesen Platzersparnissen, sondern der Flexibilität.

Mit wachsenden Datenmengen wird Ihr Unternehmen mehr Platz für alle neuen Informationen benötigen. Bei einer Software-Lösung ist die flexible Hinzunahme von Serverplatz je nach Paket möglich. Das digitale Archiv wächst so mit – oder schrumpft im Bedarfsfall. Diese „räumliche“ Optimierung führt so automatisch zur bestmöglichen Kostenstruktur.

Verbesserung des Datenzugriffs und der Datennutzung

Oben wurde bereits ein wesentlicher Vorteil der digitalen Archivierung indirekt angesprochen: der beschleunigte Zugriff auf Daten. Mit einem modernen Managementsystem stellen Sie alle benötigten Informationen sekundenschnell zur Verfügung und passen die Rechtevergabe an Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen flexibel an. Diese Verbesserung des Datenzugriffs ist ein wesentlicher Faktor, der die Arbeitszeit in der Datenverwaltung reduziert und sich immens auf den Arbeitsaufwand und die Kosten auswirkt.

Compliance und Risikomanagement

Nicht nur die DSGVO schafft einen rechtlichen Rahmen, wie Unternehmen mit Daten auf Papier und in digitaler Form umgehen sollten. Betriebliche Risiken bestehen auch in Form von schriftlichen Patenten und Industriespionage oder den unerwünschten Einblicken von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen in Dokumente, die nicht für ihre Augen bestimmt sind. All dies lässt sich im Rahmen einer digitalen Lösung mit einer intelligenten und systematischen Zugriffsverwaltung einfacher kontrollieren und lösen.

Praktische Strategien zur effektiven Datenarchivierung

Unsere Analyse zeigt: Die Vorteile einer effektiven digitalen Datenarchivierung überwiegen den Kosten und dem einmaligen Aufwand einer Umstellung auf ein digitales System deutlich. Doch wie lässt sich am einfachsten eine stressfreie Umstellung meistern? Hierzu geben wir Ihnen hilfreiche Empfehlungen:

Bewertung und Kategorisierung von Daten

Zu Beginn jeder Datenarchivierung sollten Sie die vorhandenen Daten bewerten und kategorisieren. Dies sollte nicht nur inhaltlich geschehen, sondern auch anhand von diversen Kriterien. Hierzu gehören Fragen wie: Enthält dieses Dokument sensible Daten? Wer sollte Zugriff auf diese Daten haben? Wie lange müssen wir diese Daten aufbewahren? Wenn Sie Ihre Daten anhand dieser Fragen bewertet haben, können Sie sie im Anschluss leichter digital archivieren.

Auswahl und Implementierung einer Archivierungslösung

Im ersten Schritt gilt es, ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) zu finden, das dem eigenen Bedarf in Größe und Art der Archivierung entspricht. Unser Team von documentus begleitet Sie gerne über diesen gesamten Prozess hinweg und hilft Ihnen, eine Wahl zu treffen, mit der Sie Ihre Kostenstrukturen optimieren. Ein typischer Ablauf des Prozesses sieht so aus.

Automatisierung der Archivierungsprozesse

Sämtliche digital archivierten Inhalte sollten dauerhaft verfügbar, fehlerfrei und uneingeschränkt sicher sein. Dies zu gewährleisten, ist zwar mit einem Aufwand der Überprüfung und eventuellen Anpassung verbunden. Anders als bei einem Archiv in Papierform müssen Sie jedoch nicht von einem zusätzlichen Aufwand für Ihr Personal ausgehen.

Zahlreiche Prozesse der Archivierung und der Verwaltung des Datenbestands lassen sich mit einem modernen DMS automatisiert erledigen. Dies gilt beispielsweise für die Ergänzung fehlender Eingaben, die ein intelligentes System aus bestehenden Verträgen übernehmen können. Ein weiterer Ansatz, um Arbeitsaufwand und somit Kosten zu reduzieren.

Welche Funktionen konkret automatisiert werden können und wo dies für das eigene Unternehmen Sinn ergibt, sollte bereits in der Analysephase des geeigneten DMS einfließen. Wir von documentus begleiten Sie und Ihr Personal bei der Einführung, damit durch Einarbeitungen und Schulungen ein sicherer Einsatz des neuen DMS ab dem ersten Tag möglich wird. Hierbei lernen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, welche Funktionen automatisiert werden können, um den Arbeitsalltag zukünftig angenehmer zu gestalten.

Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Archivierungsstrategie

Um eine optimierte Archivierungsstrategie zu verfolgen, ist es wichtig, den bestehenden Umgang mit der digitalen Datenarchivierung regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Denn nur so können Sie mit Ihrem DMS das maximale Einsparpotenzial erreichen.

Zusammenfassung und Ausblick

Mit fortschreitender Digitalisierung wird sich die digitale Datenarchivierung langfristig durchsetzen und klassische Archive in Papierform vollständig verschwinden lassen. Firmen sollten diesen Schritt jedoch nicht als aufwendige Maßnahme verstehen, nur um der DSGVO gerecht zu werden. Das Potenzial der Umstellung auf ein DMS ist immens und bietet vielfältige Ansatzpunkte für die Kostenreduktion. Um diese in vollem Umfang zu nutzen und die Umstellungsphase sicher zu meistern, sollten Sie auf das Team von documentus setzen.